Défauts, retards, prestation incomplète : un litige avec un fournisseur se gagne d'abord sur les preuves et les délais. Voici les étapes, de la réception jusqu'à la mise en demeure.
1. Signaler vite, et par écrit
Émettez des réserves précises dès la réception, puis confirmez-les par écrit dans le délai prévu par le contrat ou les conditions du fournisseur. Un défaut signalé trop tard est beaucoup plus difficile à faire reconnaître.
2. Conserver les preuves
- Photos datées, échantillons, emballages, étiquettes de lot.
- Bons de réception avec réserves, rapports de contrôle, procès-verbaux.
- Échanges écrits avec le fournisseur.
S'il faut une preuve qui fasse foi en justice, faites intervenir un commissaire de justice pour un constat.
3. Relire ce qui était promis
Commande, spécifications, cahier des charges, engagements de service, pénalités prévues : comparez point par point avec ce qui a été livré. Pour l'interprétation juridique des clauses, appuyez-vous sur votre avocat.
4. Chiffrer le préjudice
Coût des reprises et des tris, retards de production, pénalités payées à vos propres clients, heures perdues, transports supplémentaires. Chaque poste doit être justifié par une pièce.
5. Ouvrir la discussion
Une réunion, factuelle et chiffrée, règle beaucoup de litiges : avoir, remplacement, reprise, remise sur les prochaines commandes. Gardez une trace écrite de ce qui est convenu.
6. Formaliser la réclamation
Si la discussion n'aboutit pas, adressez une réclamation écrite et motivée, par lettre recommandée avec accusé de réception : les faits, les écarts, le préjudice chiffré, ce que vous demandez et dans quel délai.
7. Médiation, puis mise en demeure
Le médiateur des entreprises, service public gratuit et confidentiel, aide à régler les différends commerciaux à l'amiable. Si rien n'aboutit, la mise en demeure, puis l'action en justice, se préparent avec un avocat.
Retenir un paiement ? C'est risqué : suspendre ses propres obligations n'est admis que dans certaines conditions et de façon proportionnée. Demandez l'avis d'un avocat avant de le faire.
À savoir : ce guide est informatif et ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation. Pour un enjeu important ou une procédure, consultez un avocat.